УФНС России по Липецкой области напоминает, что с 1 сентября 2026 года участники автомобильных грузоперевозок должны оформлять перевозочные и транспортно-экспедиционные документы в электронном виде. Такая обязанность введена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и касается перевозок, которые выполняются в рамках предпринимательской деятельности, вне зависимости от сферы деятельности и перевозимого груза, и оформляются договорами.
Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) обязателен, если предприниматель:
- отправляет груз по договору перевозки;
- перевозит груз за плату;
- является грузополучателем в рамках коммерческих перевозок;
- заказывает перевозки у транспортной компании;
- работает как экспедитор;
- оформляет перевозочные документы для внутренних российских рейсов.
В отдельных случаях, которые определил Минтранс, переход на ЭПД не является обязательным. Оформление перевозочных документов в бумажном формате возможно в следующих случаях:
- если компания перевозит собственный груз своим транспортом и не заключает договор перевозки с третьим лицом. Для подтверждения такой перевозки понадобится путевой лист и внутренние документы компании;
- при осуществлении трансграничных (международных) перевозок. В этом случае применяется CMR-накладная – международная товарно-транспортная накладная. ЭПД не заменяет CMR на международном участке маршрута и применяется только на российской территории;
- при перевозке грузов для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности государства и обеспечения правопорядка, а также специальных и воинских грузов;
- при перевозках в рамках режимов повышенной готовности и ЧС: если на территории введены режимы повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения или правовой режим контртеррористической операции;
- при технических сбоях: если у клиента отсутствует техническая возможность представить экспедитору электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы или такая возможность отсутствует у самого экспедитора;
- если физическое лицо без статуса индивидуального предпринимателя перевозит вещи для себя, а не оказывает коммерческую услугу.
Переход на ЭПД изменил порядок работы с документами. И это привнесло в процесс грузоперевозок ряд преимуществ для каждого его участника:
- для бизнеса – скорость, экономия, прозрачность: документы не нужно печатать, передавать водителю, ждать возврата оригиналов и вручную сверять данные;
- для перевозчика – контроль всех этапов перевозки и документооборота практически в режиме реального времени;
- для государства – это способ сделать рынок перевозок более прозрачным и создать равные условия для всех участников.
Несоблюдение требований об обязательном использовании электронных перевозочных документов после 1 сентября 2026 года влечет за собой риски для предпринимателей, в том числе:
- штрафы за нарушение правил перевозки грузов;
- дополнительные проверки и споры из-за некорректно оформленных документов;
- споры с контрагентами из-за отсутствующих, неподписанных или некорректно оформленных документов;
- сложности с подтверждением расходов;
- риски при подтверждении факта перевозки и исполнения обязательств между сторонами.
