Напоминаем, что с 1 сентября 2026 года вступают в силу требования Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ, устанавливающие обязанность оформления перевозочных документов в электронном виде для всех участников транспортного процесса независимо от сферы деятельности.
С указанной даты следующие документы подлежат оформлению исключительно в электронном виде по форматам, утвержденным ФНС России, и направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД):
• транспортные накладные;
• заказы и заявки на перевозку грузов;
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
• транспортная железнодорожная накладная;
• грузовая накладная для воздушных перевозок.
В отдельных случаях, перечень которых будет определен Министерством транспорта Российской Федерации, допускается оформление документов на бумажном носителе.
Для перехода на электронные перевозочные документы необходимо выполнить следующие действия:
1. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Для сотрудников требуется получение сертификата КЭП с оформлением машиночитаемой доверенности (МЧД).
2. Подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД, которые обеспечивают передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД. Актуальный перечень таких операторов опубликован на официальном сайте Министерства транспорта Российской Федерации.
3. Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании, назначить администратора и при необходимости подключить водителей.
Переход на электронные перевозочные документы целесообразно осуществить заблаговременно, что позволит бизнесу протестировать технологию и подготовиться к обязательному применению нового порядка. Использование электронных перевозочных документов обеспечивает ряд существенных преимуществ:
• сокращение расходов на обслуживание печатной техники, приобретение бумажных носителей и курьерские услуги;
• надежное хранение документов в ГИС ЭПД и у операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), исключающее возможность их утраты;
• ускорение оплаты за перевозку в среднем на 20 дней за счет отсутствия необходимости направления бумажного оригинала транспортной накладной грузоотправителю;
• одновременная работа всех участников перевозки с единым документом, обеспечивающая синхронное появление изменений и ускорение взаиморасчетов;
• упрощение доступа контрольно-надзорных органов к информации о перевозках и грузах, что сокращает количество запросов в адрес бизнеса.
